En las oficinas no existe el mismo nivel de gestión documental ni la misma cantidad de tráfico de papeles,pero en todas se hace imprescindible el poder llevar un buen contro de todos los documentos que producen las operaciones de la empresa y una buena gestión de los archivos. En la actualidad se piensa que llevar una gestión documental en papel en lugar de llevarla digitalmente es un atraso, sin embargo las leyes de protección de datos y los expertos recomiendan guardar, al menos durante un tiempo una copia tangible de todos los documentos de la empresa.
Por este motivo se hacen tan imprescindibles los archivos en toda clase de empresas. Y llevar un buen control y organización de ellos es vital. Es aquí donde¡Panel2000 ! le puede ayudar.
Algo que empieza por el personal destinado a hacerlo, pero que continua con que la empresa tenga unas buenas instalaciones para que estos documentos estén en buenas condiciones y puedan ser consultados sin ningún tipo de dificultad. Para este cometido Panel2000 ofrece múltiples tipos de archivadores, armarios, estanterías, etc... tanto para empresas grandes como pequeñas.
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Hay que tener en cuenta que organizar un sistema de archivo requiere la implicación de los responsables de la oficina. Hay que realizar una reunión con el personal implicado de la oficina para explicarle la importancia del archivo y las características de como se van a archivar estos documentos. El siguiente paso seria crear una normativa para la consulta y acceso a estos documentos. No conviene que todos los trabajadores tenga acceso a los archivos, ya sea por motivos de seguridad como por la desorganización que se pueda producir al desordenar algo que tanto trabajo a costado clasificar.
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